打合せ記録簿の書き方｜設計業務の協議内容を、図面・計算書に反映漏れなく落とす手順

結論から言うと、打合せ記録簿で反映漏れを防ぐには、決まったことを書いて終わりにせず、「どの成果物のどこを直すか」の修正指示の一覧に変え、直したかを照合するところまでを一続きの手順にすることです。記録簿の下書き、一覧づくり、直す前と後の照合はAIに任せられます。決まった内容の確認と直し方の判断は、技術者に残ります。

打合せのたびに記録簿を書き、内容を図面や計算書に反映して、夕方に先輩のチェックを受ける。それでも数量計算書や報告書だけ古いまま残ってしまう。この記事は、そんな建設コンサルタントの若手技術者と、記録簿を確認する管理技術者の方に向けたものです。業務の流れ全体は建設コンサルタントの仕事の流れ、AIを社内でどう進めるかは建設コンサルタントのAI推進のページにまとめています。

打合せ記録簿は、設計業務で管理技術者と発注者の調査職員が打ち合わせた内容を、受注者がその都度書面に記録し、双方で確認するための書類です。土木設計業務等共通仕様書（案）の第1111条で決められています。電子メールで確認した内容も、必要に応じて記録簿にします。打合せは業務の着手時と、設計図書で定める業務の区切りで行い、想定の回数は特記仕様書か数量総括表で決まります。

標準の7回で数えると、1回1.5人日×7回で約10.5人日が打合せと議事録づくりに見込まれている計算になります。記録簿は、どの業務でも必ず発生する文書作業だということです。

記録簿に書くのは、いつ誰と何を話し、何が決まり、何が宿題として残ったかです。後から読んだ人が、成果物のどこを直せばよいか分かる書き方にしておくと、次の手順が楽になります。

手順は、①記録簿の下書き、②修正指示の一覧、③反映の照合の3つです。どの手順も、手を動かす部分はAIに任せ、決める部分と確かめる部分を人が持ちます。

打合せのメモや、録音を文字に起こしたもの、メールのやりとりから、発注者の様式に沿った記録簿の下書きを作ります。発言を議題ごとに並べ直し、「決まったこと」「宿題」「疑義」に分けるところまでがAIの仕事です。決まったことの言い回しが合っているかは、出席した技術者が確かめ、調査職員と相互に確認します。

記録簿の「決まったこと」を、直す成果物ごとの行に分けます。擁壁の高さを変えると決まれば、設計図・設計計算書・数量計算書・報告書の4行になります。宿題も同じ一覧に、担当と期限をつけて入れます。どの成果物に効くかの洗い出しはAIに下書きさせ、直し方と担当の割り振りは管理技術者が決めます。

一覧の行ごとに、直す前と後の成果物を見比べ、反映済みか未反映かを付けます。Wordの報告書やExcelの数量計算書なら、AIに版の違いを拾わせて一覧と突き合わせられます。未反映の行が残れば理由を確かめて一覧に戻し、次の打合せの前に閉じます。先輩や管理技術者は、この一覧を見ながらチェックすると、全部の成果物を頭から読み直さずに済みます。

Microsoft 365 CopilotやGoogle WorkspaceのGeminiなど、社内にすでに入っている生成AIで、3つの手順はどれも試せます。頼むときは、使う様式と、分けてほしい区分をはっきり書くのがこつです。

AIはメモにない内容をもっともらしく補うことがあるので、「メモにないことは書かない」「判断できないものは要確認とする」と最初に伝えておきます。図面そのものの読み取りは、図面の形式によって精度が大きく変わります。数値をExcelに拾う作業から試すなら、建設コンサルタントがAIエージェントに任せられる業務8つも参考になります。

この記事の監修

小林 由快株式会社サファリテック 代表取締役

北海道大学工学部卒。建設コンサルタントの株式会社日水コンで、土木設計と工事監理に従事。リクルートからの業務委託で新規事業開発も経験。現在はサファリテックの代表取締役として、建設・土木向けAIプロダクトの開発を率いている。