Microsoft 365 Copilot 有料版と無料版の違い｜料金・建設コンサルの業務で変わること・全社研修の進め方

Copilot という名前のものは3つあります。個人のMicrosoftアカウントで使う Copilot、職場のアカウントなら追加料金なしで使える Microsoft 365 Copilot Chat、そして1人ごとに有料のライセンスを足す Microsoft 365 Copilot です。社内で「Copilotを使っている」と言うとき、多くはこの2つ目の Copilot Chat を指しています。

違いの中心は、AIが答えるときに何を材料にするかです。Microsoftの説明では、Copilot Chat の材料は主に Web の情報と、自分で貼り付けたりアップロードしたりした資料です。Outlook の中で使えば、自分の受信トレイや予定についても聞けます。有料の Microsoft 365 Copilot は、メール・会議・予定表・チャット・文書・ファイルなど、本人が見る権限を持つ Microsoft 365 の中の資料を横断して答えます。「先週の協議のメールと、共有フォルダの議事録を突き合わせて」といった頼み方ができるのは、有料版です。

差がいちばん大きいのは、Word・Excel・PowerPoint の中で使えるかどうかです。Microsoftの現在の説明では、有料のライセンスがなく画面に「Copilot Chat (Basic)」と表示される人は、Word・Excel・PowerPoint・OneNote の中の Copilot を使えません。Outlook の中の Copilot は、ライセンスがなくても使えます。以前は無料でもアプリの中で一部を使えたため、社内で「Excel でも使えた」という話があっても、いまの画面で確かめ直してください。

なお、有料版の名前は、Microsoftの最近の説明では「Microsoft Copilot」と呼ばれ始めています。社内の稟議や見積で名前が食い違うことがあるので、契約の前に「1人ごとに追加する有料のライセンス」のことかを確かめておくと混乱しません。

入力した内容の扱いは無料版も有料版も同じで、職場のアカウントで使う限り、入力と回答は基盤モデルの学習に使われません。

サファリテックでも、有料版のライセンスを入れた試用の環境で、市道橋の補修設計を想定した架空の練習用ファイル（数量計算書の Excel、報告書の Word、発注者とのメール）を使って5つの業務を試しました。Excel の照査では、わざと入れておいた3つの誤りを3つとも指摘しました。メールと資料の突き合わせでは期限の食い違いを指摘した一方、もう1つの条件の食い違いは、メールを件名で指定して頼み直すまで拾いませんでした。Word の画面の中の Copilot 欄は当社の環境ではうまく読み込まれず、チャットから「Word で作って」と頼む形で進めました。頼み方しだいで結果が変わるので、使い方をそろえる研修に意味があります。いまは、福岡の建設コンサルタント（約100名）で、有料版を使う全社員向けの研修を準備しています。

管理部門の文書は SharePoint や OneDrive に移したが、技術部門の成果品や図面は容量が大きく、社内のファイルサーバーに置いたまま、という会社は珍しくありません。有料版の「横断して答える」機能が材料にするのは、Microsoft 365 の中にある資料です。ファイルサーバーの資料は、ファイルを開いて頼む、チャットにアップロードする、OneDrive に置く、のいずれかをした分が対象になります。

もう1つの方法として、Microsoft は「File Share」というコネクタを用意しています。管理者が社内に専用のソフト（コネクタ エージェント）を入れて設定すると、社内の Windows のファイル共有の文書を取り込み、Copilot で検索・要約できるようになります。ただし取り込まれるのは文書の文字の部分で、画像や図面の中身は対象になりません。100MBを超えるファイルも取り込まれないため、図面や大きな成果品を多く抱える技術部門では、効く範囲を先に確かめてください。

そのため、ファイルサーバーのままの会社では、研修も SharePoint への移行を前提にしないほうが実務に合います。開いた Excel や Word の中での使い方、メールと予定、会議の記録、渡したファイルの要約のように、資料の置き場所に左右されない使い方から始めます。オーストラリアの設計会社 GHD も、データの置き場所と権限を整えたうえで、300ライセンスから始めて広げています。

最初に決めるのは、社内のAI利用規約、発注者から預かった資料など入れてよい情報の範囲、資料の置き場所です。ここが決まっていないと、研修で使い方を覚えても、実務で「これを入れてよいのか」と手が止まります。社内規程の書き方は建設業の生成AI社内規程のつくり方にまとめています。

研修の本番は、全員が自分のパソコンで同じ演習をする形が向いています。メールの要約と返信の下書き、数量計算書の照査、会議のメモからの議事録づくりのように、建設コンサルタントの毎日の業務を題材にします。Excel で使いこなしている人と、まだ開いたこともない人の差が大きいほど、説明を聞くだけの研修では差が縮まりません。手を動かす時間を長く取ります。

1日にまとめるか、数回に分けるかは、人数と日程で決めます。1日なら日程を押さえやすく、数回に分けると間に実務で使った経験をはさめるので定着しやすくなります。100人規模なら、部署ごとに回を分けるほうが、その部署の業務に寄せた演習を組めます。九電グループのように、うまくいった頼み方を社内で共有する仕組みも、研修とあわせて用意しておくと効きます。

Copilot が得意なのは、メールや Office の画面の中で、探す・まとめる・下書きするところです。全社員が毎日使う道具として向いています。一方、図面のフォルダをまとめて読み、決めた項目順で Excel に書き出して保存する、といった同じ手順を何十回も繰り返す作業は、Claude Code のようなAIエージェントのほうが向いています。パソコンから見えるフォルダの資料を直接読めるので、ファイルサーバーの資料にも使えます。

全社には Copilot を入れて使い方をそろえ、繰り返しの多い作業を抱える技術者にはAIエージェントを使ってもらう、という組み合わせも現実的です。違いは会話式AIとAIエージェントの違い、サービスの選び方は業務で使う生成AIの選び方で整理しています。