建設・土木の現場では、どの協力会社に何を任せられるか、という知見が事業の要になります。しかしその情報が、ベテラン担当者の記憶や個別のExcelに散らばっているケースは少なくありません。本記事では、こうした属人的な管理から脱却し、知見を組織の資産に変える進め方を整理します。
属人的な協力会社管理のリスク
- 担当者の退職・異動で、協力会社の知見や関係が途切れる
- 案件発生時の選定・関係維持・連絡に、コア業務の時間を取られる
- 情報が散在し、条件に合う発注先をすぐに探せない
- 古いシステムやExcelでの管理で、柔軟な更新・共有が難しい
協力会社管理DXの考え方
目的は、個人の頭の中にある知見を、組織で共有できる資産に変えることです。協力会社の情報を業種・得意領域・実績でデータベース化し、誰が担当しても同じ条件で最適な発注先を探せる状態をつくります。
脱Excelの具体的な進め方
情報を統合し、検索できる形に整える
まず、散在する協力会社の情報を統合・整備し、業種や得意領域、対応エリアなどで検索できる形に整えます。サファリテックの協力会社探索サービス「Buffalo」は、協力会社情報を統合・整備し、多条件検索で条件に合う発注先を素早く探せるようにします。案件が発生したときに、担当者の記憶に頼らず候補を挙げられるようになります。
実績・評価を蓄積して選定の精度を上げる
発注のたびに実績や評価を蓄積していくと、次の選定の精度が上がります。過去にどの会社に何を任せ、どうだったかが記録されていれば、担当者が変わっても一定の基準で発注先を選べます。
属人的な判断から条件検索へ
発注先の選定を、特定の担当者の判断だけに委ねるのではなく、条件検索と複数候補の比較に基づく形へ移していきます。これにより、発注の偏りを避け、より適した発注先を選びやすくなります。発注先の幅を広げる考え方は「協力会社の新規開拓を仕組み化する」でも解説しています。
情報を一元化して仕組みに載せることで、知見を伝承しながら発注業務の見通しを良くできます。まずは主要な協力会社の情報整備から始め、運用に合わせて項目や範囲を広げていくのが現実的です。
- Q.協力会社の情報はどう管理すればよいですか？
- A.業種・得意領域・実績などで検索できる形にデータベース化し、担当者に依存せず誰でも条件に合う発注先を探せる状態にするのが基本です。
- Q.Excel管理から何を変えればよいですか？
- A.情報を統合して多条件で検索できるようにし、実績や評価を蓄積して選定に活かせるようにすることで、属人化と探しにくさを解消できます。
- Q.少しずつ始められますか？
- A.まずは主要な協力会社の情報整備から始め、運用に合わせて項目や範囲を広げていくのが現実的です。
Supervised by
監修：株式会社サファリテック 代表取締役 小林由快（建設・土木業界の実務と、新規事業開発の知見に基づき、内容を確認しています）
Related Product
Buffalo（協力会社探索サービス）
社内に散らばった協力会社の情報を統合してデータベース化し、条件で探して、社内応札で発注先を比較できるようにします。
- 既存の協力会社情報の統合と、タグを付けた管理
- 業種・対応エリア・得意領域による多条件検索
- 社内応札で条件を比較し、発注先を選定
既存の管理状況に合わせた設計・構築を前提としています。